Einsatz unseres Chatbots (mit KI)

Auf unserer Webseite stellen wir einen KI-gestützten Chatbot zur Verfügung, mit dem Besucher Fragen stellen und Informationen zu den von uns angebotenen Themen und Inhalten erhalten können. Der Chatbot ist eine individuell entwickelte Anwendung, die über ein WordPress-Plugin in unsere Webseite eingebunden wird. Für die Verarbeitung der Anfragen und die Erstellung der Antworten wird unter anderem eine Schnittstelle (API) des KI-Anbieters OpenAI eingesetzt. Die Nutzung des Chatbots ist freiwillig. Eine Registrierung oder die Angabe eines Namens beziehungsweise einer E-Mail-Adresse ist nicht erforderlich.

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des Chatbots ist die IVD Bildungsinstitut Berlin-Brandenburg GmbH, Knesebeckstraße 59-61, 10719 Berlin. Weitere Kontaktdaten, die Angaben zu unserem Datenschutzbeauftragten und Ihre Rechte als betroffene Person finden Sie in der Datenschutzerklärung dieser Webseite. Die technische Bereitstellung und Wartung des Chatbots erfolgt durch einen von uns beauftragten technischen Dienstleister, der auch Zugriff auf die Daten, die dort eingegeben werden, hat.

Das Backend, die Datenbank und die zur Datensicherung verwendeten Speicherressourcen werden bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben. Die hierfür eingesetzten Server- und Speicherstandorte befinden sich nach Angaben unseres technischen Dienstleisters in Nürnberg.

Für die KI-gestützte Verarbeitung von Anfragen verwenden wir die API von OpenAI. Anbieter ist, abhängig von der vertraglichen Zuordnung des eingesetzten API-Kontos, OpenAI Ireland Limited, Irland, beziehungsweise eine Gesellschaft der OpenAI-Unternehmensgruppe.

Bei der Nutzung des Chatbots können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Fragen und sonstige Texteingaben der Nutzer,
• vom Chatbot erzeugte Antworten,
• gegebenenfalls für die Beantwortung relevante vorherige Fragen und Antworten,
• zur Beantwortung herangezogene Quellen und Inhalte,
• technische Diagnosedaten und Informationen über die Nutzung des Chatbots,
• Sitzungskennungen und pseudonyme Besucherkennungen,
• IP-Adressen zur technischen Bereitstellung und Missbrauchsbegrenzung.

Die Zuordnung von Unterhaltungen erfolgt pseudonym anhand einer Sitzungskennung und einer gehashten Besucherzuordnung.

Die Nutzung des Chatbots erfordert grundsätzlich keine unmittelbare Identifizierung der Nutzer. Allerdings können personenbezogene Daten verarbeitet werden, wenn diese von Nutzern in das Texteingabefeld eingegeben werden.

Wir bitten deshalb darum, keine sensiblen personenbezogenen Daten, insbesondere Gesundheitsdaten, Angaben zur religiösen Überzeugung oder andere besonders schutzbedürftige Informationen, sowie keine für die Beantwortung der Anfrage unnötigen personenbezogenen Angaben einzugeben.

Die Verarbeitung der Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung und Betrieb des Chatbots,
• Beantwortung von Nutzeranfragen mithilfe künstlicher Intelligenz,
• Fortführung bereits begonnener Unterhaltungen,
• Suche nach geeigneten Informationsquellen,
• Sicherstellung der technischen Funktionsfähigkeit,
• Erkennung und Begrenzung missbräuchlicher Nutzungen,
• technische Fehleranalyse und Qualitätsverbesserung.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Webseitenbesuchern eine zeitgemäße und nutzerfreundliche Informationsmöglichkeit anzubieten sowie den sicheren und zuverlässigen Betrieb des Chatbots zu gewährleisten. Soweit eine Verarbeitung auf einer von uns eingeholten Einwilligung beruht, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage.

Zur Analyse und Beantwortung von Nutzeranfragen werden Daten über eine Programmierschnittstelle (API) an OpenAI übermittelt. Dabei können insbesondere die eingegebene Frage, relevante Teile des bisherigen Gesprächsverlaufs sowie ausgewählte Inhalte aus den zur Beantwortung herangezogenen Informationsquellen übertragen werden. OpenAI verarbeitet diese Informationen, um die jeweilige Anfrage auszuwerten und eine passende Antwort zu erzeugen. Nach den veröffentlichten Angaben von OpenAI werden über die API übermittelte Inhalte standardmäßig nicht zum Training der KI-Modelle verwendet, sofern der Kunde einer entsprechenden Datennutzung nicht ausdrücklich zugestimmt hat. Eine Verarbeitung und gegebenenfalls Speicherung der übermittelten Daten durch OpenAI kann jedoch im Rahmen der Bereitstellung und Absicherung des Dienstes erfolgen. Dabei kann auch eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden, insbesondere in den USA. Soweit personenbezogene Daten in Drittländer ohne Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission übermittelt werden, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere der Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch OpenAI finden Sie unter:

https://openai.com/policies/privacy-policy/

Zur Fortführung von Unterhaltungen sowie zur technischen Fehleranalyse und Qualitätsauswertung werden die eingegebenen Fragen, die erzeugten Antworten, die verwendeten Informationsquellen und technische Diagnosedaten in der Datenbank des Chatbots gespeichert. Die Unterhaltungen einschließlich der zugehörigen Nachrichten werden im Rahmen einer automatisierten täglichen Bereinigung gelöscht, wenn die letzte Aktivität länger als 30 Tage zurückliegt. Zur Sicherstellung der Wiederherstellbarkeit des Systems werden außerdem Datenbanksicherungen erstellt.

Für diese Sicherungen gelten folgende Aufbewahrungsfristen:

• Lokale Datenbanksicherungen: grundsätzlich 14 Tage.
• Datenbanksicherungen im Hetzner-Objektspeicher: grundsätzlich 90 Tage.

Die jeweils neueste Sicherung kann darüber hinaus als Wiederherstellungsquelle vorgehalten werden.

Eine Löschung aus der laufenden Datenbank führt nicht automatisch zur sofortigen Löschung bereits vorhandener Sicherungskopien. Diese werden im Rahmen der für die Datensicherung geltenden Lösch- und Aufbewahrungsprozesse entfernt.

Zur technischen Bereitstellung und Fortführung der Unterhaltung verwendet der Chatbot den sogenannten sessionStorage des Browsers.

Dabei werden insbesondere folgende Informationen gespeichert:

• der im Browser angezeigte Gesprächsverlauf,
• eine Sitzungskennung,
• eine zufällig erzeugte Besucherkennung.

Diese Speicherung ermöglicht es, eine bereits begonnene Unterhaltung bei einem Seitenwechsel innerhalb desselben Browser-Tabs fortzuführen. Die Informationen bleiben grundsätzlich nur für die Dauer der jeweiligen Browser-Tab-Sitzung gespeichert und werden normalerweise mit dem Schließen des Tabs entfernt.

Soweit diese Speicherung für die vom Nutzer ausdrücklich gewünschte Chatbot-Funktion unbedingt erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Die Antworten des Chatbots werden mithilfe KI automatisch erstellt. Sie können unvollständig, veraltet oder inhaltlich fehlerhaft sein. Die bereitgestellten Informationen dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine individuelle fachliche oder rechtliche Beratung. Durch die Nutzung des Chatbots erfolgt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbar erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO.