Die Wohnungswirtschaft steht unter Druck: Mieter erwarten schnelle Antworten, reibungslose Prozesse und Transparenz. Gleichzeitig fehlen vielerorts Personalressourcen. Abhilfe schafft der Einsatz von künstlicher Intelligenz: KI-Agenten übernehmen zuverlässig Aufgaben in der Mieterkommunikation – rund um die Uhr, automatisiert und integriert in bestehende Systeme.
Die Herausforderung: analoge Prozesse, volle Postfächer
Viele Wohnungsunternehmen arbeiten noch mit analogen oder nicht vernetzten digitalen Lösungen. Überlastete Telefonleitungen und unübersichtliche E-Mail-Postfächer führen dazu, dass Mieteranfragen oft verzögert bearbeitet werden. Studien zeigen, dass 85 Prozent der Verbraucher bevorzugt digital mit Unternehmen kommunizieren (Salesforce, State of the Connected Customer, 2022). Bereits mehr als 60 Prozent der Internetnutzer weltweit haben mindestens einmal mit einem KI-gestützten Chatbot interagiert (Statista, 2023). Zudem können bis zu 80 Prozent der Standardanfragen durch Automatisierung ohne menschliches Eingreifen gelöst werden (Gartner, Emerging Technologies: AI Use Cases, 2022).
Die Lösung: KI-Agenten mit Systemanbindung
Smarte Lösungen machen Kommunikation effizienter: KI-basierte Technologie verarbeitet Anfragen kanalübergreifend – per Chat, E-Mail oder Telefon. Anliegen werden automatisch erkannt, kategorisiert und direkt weitergeleitet. Die Integration in ERP-Systeme und Mieterportale sorgt für durchgängige Prozesse und vermeidet doppelte Erfassungen.
Die digitalen Tools der WISAG sind bei vielen unserer Kunden im Einsatz. Ein Beispiel dafür, wie KI die Facility-Management-Teams spürbar entlasten kann, ist Ellie: Die KI-gestützte Assistentin nimmt Anliegen von Immobiliennutzern entgegen, kategorisiert diese und gibt sie zur Bearbeitung an das zuständige Serviceteam weiter.
Für technische Störungen steht das FM Service Center der WISAG bereit: Rund um die Uhr erreichbar, steuert das Serviceteam von Berlin aus qualifizierte Techniker deutschlandweit. Das FM Service Center ist zentrale Anlaufstelle und Krisenmanager zugleich – schnell, zuverlässig, verbindlich.
Mithilfe von intelligenten Technologien können Wohnungsunternehmen die manuelle Bearbeitung von Mieteranfragen signifikant reduzieren. Gleichzeitig steigt die First-Time-Fix-Rate – also die Lösung beim ersten Vor-Ort-Einsatz – durch die verbesserte Informationslage, dies reduziert Kosten und erhöht die Mieterzufriedenheit.
Hybridlösungen mit menschlicher Expertise
Während viele Anliegen durch KI-Agenten automatisiert bearbeitet werden können, erfordern Notfälle oder komplexe technische Probleme eine direkte menschliche Intervention. Deshalb setzt die WISAG auf hybride Modelle. Die KI erkennt dringende Anliegen, priorisiert automatisch und informiert sofort das zuständige Team. Im Bedarfsfall übernehmen geschulte Servicekräfte, die rund um die Uhr verfügbar sind und eine schnelle Reaktion sicherstellen.
Mehr Effizienz durch KI-gestützte Kommunikation
KI verändert die Spielregeln. Unternehmen, die heute investieren, sichern sich Effizienzgewinne, entlasten ihre Teams und steigern die Zufriedenheit der Mieter. Zentrale Herausforderungen bleiben dabei die Akzeptanz und die Implementierung. Entscheidend ist eine praxisnahe Entwicklung, abgestimmt auf die Anforderungen der Branche. Dabei können spezialisierte Dienstleister wie die WISAG eine wichtige Rolle spielen: Sie bringen einsatzbereite, erprobte KI-Lösungen mit und unterstützen Wohnungsunternehmen dabei, schnell von den Vorteilen digitaler Kommunikation zu profitieren – ohne eigene Entwicklungskapazitäten binden zu müssen. Durch die Kombination aus digitalen KI-Agenten, automatisierten Prozessen und menschlicher Fachexpertise wird die Mieterkommunikation skalierbar, effizient und verlässlich.
WISAG Gebäudetechnik Berlin GmbH & Co. KG
Rolf Paulick
Leiter Digitale Transformation & Innovation der WISAG Facility Service Holding SE
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