Abrechnungspflicht bei Verwalterwechsel in der WEG

Eine mögliche Lücke in der Abrechnungserstellung kann sich bei Verwalterwechsel ergeben, wenn keine gesonderten Vereinbarungen getroffen werden.

Ob WEG-Verwaltung oder andere Bereiche – Rechtsanwalt und Notar Ulrich Joerss kommentiert und erläutert regelmäßig aktuelle Urteile für Sie.

Abrechnungspflicht bei Verwalterwechsel in der WEG

Der WEG-Verwalter ist verpflichtet, nach Ablauf des Kalenderjahres eine Abrechnung zu erstellen, die sog. Abrechnungspflicht nach § 28 Abs. 3 WEG.

Scheidet der Verwalter aus dem Amt während des laufenden Jahres aus, muss er für das laufende Jahr keine Abrechnung erstellen. Für das vorangegangene Kalenderjahr seiner Amtszeit ist er gleichwohl verpflichtet, eine Abrechnung zu erstellen, da die Abrechnungsfähigkeit des vorangegangenen Jahres noch während seiner Amtszeit eintrat. Für den Zeitpunkt der Abrechnungserstellung wird üblicherweise ein Zeitraum zwischen 3 und 6 Monaten nach Ablauf des Jahres für üblich gehalten (BGH, NJW 2018 Seite 1969).

Problematisch sind die Fälle, in denen die Amtszeit des Verwalters genau mit dem Ablauf des Jahres endet. Ohne zusätzliche Vereinbarung ist der ausscheidende Verwalter nicht verpflichtet, eine Abrechnung für das abgelaufene Jahr zu erstellen, da die Verpflichtung zur Erstellung der Abrechnung erst mit Ablauf des Kalenderjahres entsteht. Zu diesem Zeitpunkt ist er aber schon nicht mehr im Amt.

Der Verwalter ist in diesem Fall lediglich verpflichtet, über seine Tätigkeit Rechnung zu legen, also die Einnahmen und Ausgaben darzustellen und erhaltene Unterlagen herauszugeben (BayObLG, NJW RR 1995, Seite 530; OLG Hamm, NJW RR 1993, Seite 847).

Profitipp 

Zur Klarstellung dieser in Einzelfällen ungünstigen Rechtslage, die schnell zu Auseinandersetzungen führen kann, empfiehlt es sich, im Verwaltervertrag eine Regelung zu treffen. Hier sollte klar festgestellt werden, ob der Verwalter für ein abgelaufenes Jahr die Abrechnung zu erstellen hat, selbst wenn er zum 31.12. aus dem Amt ausgeschieden ist. Gleiches gilt für den Vertrag mit der Folgeverwaltung. Ist absehbar, dass die ausgeschiedene Verwaltung die Abrechnung (trotz Verpflichtung) nicht erstellt, sind die Konditionen für diese Tätigkeit mit der neuen Verwaltung frühzeitig auszuhandeln.

Für diese Sonderfälle sollte auch das Honorar vertraglich geregelt werden.